Система электронного документооборота(СЭД) – это организационно-техническая система, в основу которой положен специально разработанный программный продукт.  СЭД - это система с помощью которой сопровождается процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

В рамках аналитического обзора российского рынка СЭД по итогам 2010 года, проведенного консалтинговой компанией DSS Consulting, ситуация по внедрению систем электронного документооборота на территории Российской Федерации, с точки зрения распределения  проектов по уровню бизнеса и отраслевой принадлежности,  выглядит следующим образом:

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

Внедрение СЭД.

Внедрение системы электронного документооборота это осмысленный и   значимый  шаг направленный на  повышение конкурентоспособности  компании, руководство которой приняло решение о выборе и внедрении СЭД.

Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить трудности, которые связаны с поиском, доступом и хранением информации и документов, и   избежать большинство проблем, возникающих в процессе использования классического "бумажного" документооборота.

Основные задачи внедрения СЭД:

1. эффективное управление документопотоками на предприятии;
2. централизованное хранение документов;
3. усиление контроля исполнения работ по документам и поручениям от руководства подчиненным;
4. повышение  продуктивности работы рядовых  сотрудников;
5. упрощение процедуры доступа к информации и обеспечения руководящего персонала данными для принятия важных решений;
6. информационная безопасность предприятия.

Какие же выгоды получают компании от автоматизации документооборота?

Внедрение СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические.

1. Тактические преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в финансовом выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.

Итак, автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества:

1. Физическое освобождение пространства
2. Снижение издержек на копирование
3. Снижение издержек на доставку информации в бумажном виде
4. Снижение издержек на ресурсы: люди и оборудование
5. Снижение издержек на бумагу
6. Наращивание продуктивности работы: увеличение скорости выполнения работ, общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/ электронными записями (документами, имеющими правовые  обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ иным способом.

В качестве исходных данных которые могут быть использованы для расчета  соответствующих возвратов, мы будем использовать данные  Siemens Business Services (публикация в СМИ ( iBusiness, N4, 2000)

Один из примеров расчета возврата от инвестиций в  системы электронного документооборота.

Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации СЭД, на этапе концептуальной проработки можно получить на некоторых теоретических расчетах. Получение более точных цифр требует проведения комплексного обследования организации и тестирования модели СЭД на одном из структурных подразделений.

Для того, чтобы представить возможный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии:

1. "Среднестатистический" сотрудник выполняет в день около 10 операций по поиску различных документов;
2. Поиск каждого документа занимает в среднем 2 минуты;
3. В 10% ситуаций сотрудник не находит нужный документ;
4. В случае, если документ не был найден сразу на его розыск тратится  2 дополнительные минуты;
5. Если документ в конечном итоге документ так и не был найден, сотрудник переключается на выполнение другой работы;
6. Среднестатистическая годовая зарплата сотрудника составляет $12.000 в год ($1.000 в месяц);
7. Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%;

Расчет экономии после внедрения СЭД:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $24.000

Итог: если внедрить СЭД, то получается $1.100 экономии в год в расчете на одного сотрудника.

Если в Вашей компании работает 100 сотрудников, и все они используют в работе возможности СЭД, то Вы экономите $110.000 в год.

2. К стратегическим преимуществам внедрения СЭД необходимо отнести те преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.

Итак, внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

1. Возможность совместной работы над документами и задачами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
2. Существенное увеличение скорости поиска и выборки документов (по всевозможным атрибутам);
3. Повышение уровня информационной безопасности  за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна. При этом   каждый из пользователей СЭД имеет строго ограниченные  права доступа к информации;
4. Повышение уровня  сохранности документов и удобства их хранения. Все документы хранятся в электронном виде на сетевом сервере;
5. Улучшение контроля за исполнением документов.

Главным результатом  внедрения и использования системы электронного документооборота является наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом.

После внедрения СЭД менеджмент предприятия получает серьезный и эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

Дополнительные материалы по теме:

• Как правильно выбрать Систему электронного документооборота?

• Предлагаем Вам ознакомиться с системами  электронного документооборота/автоматизации бизнес-процессов.